МД Аудит

    Шаблоны чек-листов

    Подписаться

     

    Чек-лист — инструмент для контроля, оценки качества исполнения бизнес-процессов / стандартов компании.

    Вы можете создать шаблон чек-лист напрямую в «MD Audit» или добавить через импорт.

    По этому шаблону смогут работать сотрудники компании, для которых будет доступен конкретный шаблон чек-листа.  

    Меню Конструктора чек-листов

    Меню с настройками шаблона чек-листа

    Как создать шаблон чек-листа?

    Поиск шаблонов чек-листа

    Как скрыть неактуальный шаблон?

    Меню Конструктора чек-листов

    1.jpg

    2.jpg

    Справочник Категория чек-листов создан в системе, чтобы упорядочить шаблоны по тематике.

     

    По умолчанию он может быть недоступен, за подключением обратитесь к менеджеру.

    3.jpg Поиск шаблона чек-листа.
    4.jpg

    По умолчанию отображаются только активные шаблоны чек-листов. 

    Если убрать галочку, то в списке отобразятся также деактивированные. 

    5.jpg Добавление шаблона чек-листа через импорт файла Excel. Подробная инструкция в статье.
    6.jpg Добавление нового шаблона чек-листа. 
    7.jpg Шаблоны чек-листов списком.
    8.jpg Копирует содержание выбранного шаблон чек-листа.
    9.jpg Открывает содержание выбранного чек-листа с возможностью отредактировать содержание.
    10.jpg Шаблон чек-листа нельзя удалить, но можно деактивировать. Таким образом он будет выключен и не будет показываться по умолчанию.
    11.jpg В этом блоке вы можете скачать выбранный шаблон в одном из форматов — PDF или Exel.
    12.jpg Общее количество шаблонов чек-листов.
    13.jpg

    В этом блоке можно настроить количество шаблонов, которое отображается на одной странице: 5, 10, 15 или 20.

    Меню с настройками шаблона чек-листа

    Открывается при нажатии на кнопку Редактировать.

    Используется для просмотра и редактирования шаблона чек-листа.  

    В этом блоке можно изменить название. Введите новое имя. Чтобы сохранить изменения, нажмите на появившийся после вводе текста значок дискеты.

    В этом поле можно выбрать категорию чек-листа.  

    По умолчанию блок может быть недоступен, за подключением обратитесь к менеджеру.

     

    Переключатель активности шаблона чек-листа. Вы можете деактивировать шаблон, тогда он не будет отображаться в общем списке по умолчанию. 

    Удалить шаблон чек-листа нельзя. Но эта функция в системе равнозначна удалению, так как скрывает шаблон.

    Режимы просмотра вопросов шаблона чек-листа. По умолчанию отображаются вопросы по процессам. Дополнительно можно настроить отображение по зонам, переключив блок вправо. 

    Подробная инструкция в статье.

    mceclip0.png

    При нажатии открывается окно со списком блоков процессов из библиотеки. Через него можно добавить уже созданные вопросы в шаблон чек-листа.

    mceclip1.png

    При нажатии открывается окно с добавлением вопроса в библиотеку процессов. При этом добавить можно только текст вопроса и текст подсказки. 

    Убирает все галочки, поставленные в чекбоксе рядом с отмеченными вопросами.

    Чекбокс .

    Удаляет отмеченные через чекбокс вопросы.

    Кнопка открывает меню редактирования шаблона через импорт файла Excel.  Подробная инструкция в статье.

    Подробнее об этой функции вы можете прочитать в статье.

    Настраивает тип ответа для заполняющего чек лист в 2 представленных вариантах. 

    Используется при оценке прохождения чек-листа.

    Вы можете обозначать основные вопросы в чек-листе как блокирующие.

    Если на блокирующий вопрос дан ответ «Нет», то проверяющий не сможет заполнить остальные вопросы в этой категории.

    Например, магазин открыт в рабочее время: «Нет» —  ответы на остальные вопросы уже не важны, их нельзя заполнить.

    Используется при оценке прохождения чек-листа.

    Вы можете обозначать основные вопросы в чек-листе как блокирующие чек-лист.

    Если на блокирующий вопрос дан ответ «Нет», то ответы на остальные вопросы чек-листа нельзя будет дать.

    Делает вопрос обязательным. Его нельзя будет пропустить или не дать ответ при заполнении.

     

    Как создать шаблон чек-листа?

    1) Открываем раздел Конструктор чек-листов левого меню и переходим во вкладку Шаблоны чек-листов.

    1.jpg

    Чтобы создать новый шаблон чек-листа, нажмите кнопку Добавить.  

    Также можно добавить шаблон чек-листа через импорт файла Excel. Подробная инструкция в статье.

    Перед вами откроется экран создания шаблона чек-листа. Дайте ему название. 

    2.jpg

    Новый шаблон чек-листа отобразится в открывшейся панели в общем списке. 

    3.jpg

    По умолчанию шаблон чек-листа создается пустым. Чтобы его заполнить, нужно нажать на кнопку Редактировать в столбце с нужным шаблоном. Перед вами откроется блок шаблона для заполнения.

    10.jpg

    2) Добавляем вопросы к  шаблону чек-листа. Для этого перейдите в Библиотеку процессов.  

    Создайте блок процессов, процессы и вопросы к ним. 

    Инструкции по работе с Библиотекой процессов:

    Вопросы связаны с процессами компании. Добавить вопрос можно только в процесс, к которому он будет относиться. Поэтому на этом этапе нужно перейти в библиотеку процессов, чтобы создать процесс и вопросы к нему.

    Можно добавить как существующий вопрос из Библиотеки процессов и новый.  Подробнее все особенности каждой кнопки описаны в пункте Меню с настройками шаблона чек-листа.

    Мы рекомендуем добавлять вопросы через Библиотеку процессов. Таким образом на этом этапе вы просто добавляете в шаблон чек-листа нужные вопросы. 

     3) Добавляем и настраиваем вопросы в шаблоне чек-листа. 

    Когда процесс уже создан, следующий шаг нажать на кнопку Добавить существующий вопрос. Перед вами откроется окно со списком  блоков процессов из Библиотеки процессов.

    Выбираем блок процессов, из которого будем добавлять вопрос. Нажмите на его название. Выбранный процесс станет темно-синим. Чтобы раскрыть содержание блока, нажмите на + рядом с названием блока процессов. 

    Далее выбираем процесс из которого будем добавлять вопросы. В правой части окна откроется список вопросов, которые можно добавить в шаблон.

    Кнопка для добавления конкретного вопроса из списка в шаблон чек-листа. С её помощью мы отмечаем нужные вопросы. Отмеченный вопрос выделяется в общем списке:

    Отмечает все шаблоны из процесса для добавления.
    Отменяет конкретный выбранный вопрос.
    Отменяет все выбранные вопросы.
    Добавляет все отмеченные вопросы в шаблон чек-листа.
    Фильтрует отображение вопросов в списке по дате изменения.
    Поле для поиска вопросов среди вопросов открытого процесса.

    После выбора нужных вопросов нажмите в нижней части окна кнопку Добавить вопросы. Отмеченные вопросы добавятся в шаблон и перед вами откроется их список.

    Таким образом вы можете добавить вопросы из процессов. При необходимости можно добавить вопросы из разных процессов.

    Если вы добавили вопросы из нескольких процессов, то вопросы одного процесса в шаблоне чек-листа будут связаны одной категорией вопроса. 

    4) Настраиваем вопросы в шаблоне чек-листа. 

    Настраиваем тип ответа. Можно выбрать один из двух вариантов. 

    Категория в шаблоне чек-листа — это процесс из Библиотеки процессов. То есть отдельный блок вопросов, объединенный в категорию. 

    Если выбрать эту настройку, то при ответе «Нет» на него, то ответы на остальные вопросы категории чек-листа нельзя будет дать.

    Вы можете обозначать основные вопросы в чек-листе как блокирующие чек-лист.

    Если на блокирующий вопрос дан ответ «Нет», то ответы на остальные вопросы чек-листа нельзя будет дать.

    Делает вопрос обязательным. Его нельзя будет пропустить или не дать ответ при заполнении.
    При ответе на этот вопрос проверяющий обязательно должен будет добавить вложение. Например, фото.
    При отрицательном ответе на этот вопрос проверяющий обязательно должен будет добавить вложение. Например, фото.
    При отрицательном ответе на  вопрос формируется задача на исправление. Если выбрать эту настройку, то задача не будет формироваться при ответе на этот вопрос.

    При отрицательном ответе на  вопрос формируется задача на исправление. 

    Если выбрать эту настройку, проверяющий может сам ставить число дней на исправление в задачи.

    При отсутствии галочки будет задан норматив по умолчанию. Норматив — это количество дней для исправления, который задается для задачи на основе этого вопроса. 

    Норматив по умолчанию задается в настройках системы: Настройки ->Параметры -> Чек-листы. Также норматив отображается в блоке Число дней до исправления.   

    Вес вопроса используется для расчета оценки прохождения чек-листа. 

    Подробнее о расчетах оценки в статье.

    Срок исполнения задачи по этому вопросу. В этом блоке можно указать отдельное значение для каждого вопроса. 

    По умолчания отображается число дней, которое выбрано в настройках системы:  Настройки ->Параметры -> Чек-листы. 

    5) Назначаем шаблон чек-листа.

    Для начала работы с шаблоном чек-листа его необходимо назначить группе пользователей или бизнес-направлениям, которые будут его использовать при проверке.

    Настройка назначения шаблона чек-листа находится в блоке меню «Конструктор чек-листов» на вкладке «Назначить группу получателей». Открывается при нажатии на строку таблицы с нужным шаблоном чек-листа.

    4.jpg

    Поиск шаблонов чек-листа

    Для поиска по списку шаблонов чек-листов введите частично или полностью название шаблона чек-листа в поле Поиск по названию, далее нажмите на значок лупы, чтобы поисковый запрос сработал.

    Если шаблонов много, можете использовать переключение страниц или выбрать большее количество для отображения на странице

    Также можно увеличить количество отображаемых шаблонов нажав на «Отображать на странице». В открывшемся выпадающем списке просто нужно просто выбрать нужное количество страниц для отображения.

    5.jpg

     

    Как скрыть неактуальный шаблон?

    Каждый шаблон чек-листа можно скрыть из списка. Для этого нажмите кнопку Деактивировать.

    6.jpg

    Чтобы показать/скрыть неактивные шаблоны чек-листов, воспользуйтесь фильтром по Активности (снять/поставить галочку «Только активные»).

    7.jpg

    Также вы можете восстановить деактивированный ранее шаблон. Для этого откройте нужный шаблон через кнопку Редактировать.  В верхнем меню верните переключатель активности в значение Активен

    Была ли эта статья полезной?
    Пользователи, считающие этот материал полезным: 5 из 9

    Комментарии